Pole tekstowe: for 
Pole tekstowe: MANAGEMENT              ALL
nauka -  edukacja - konsulting
 

Pole tekstowe: !
Pole tekstowe: Pełna wersja
Pole tekstowe:   
1. Wdrożenie uczelnianego zintegrowanego systemu informatycznego zarządzania - historia projektu
            
    Decyzja o zakupie nowego systemu informatycznego zapadła w 2003 roku i w tym samym roku pojawiła się propozycja wspólnego zakupu Zintegrowanego Systemu Zarządzania Uczelnią. Jesienią tegoż roku cztery uczelnie: Politechnika Warszawska, Uniwersytet Jagielloński, Uniwersytet Marii Curie Skłodowskiej oraz Uniwersytet Śląski zawarły porozumienie o wspólnym prowadzeniu postępowania o zakup odpowiedniego systemu informatycznego wspomagającego zarządzanie. Kilkumiesięczne przygotowania doprowadziły do ogłoszenia 29.04.2004 przetargu 4U-2004 w trybie negocjacji z ogłoszeniem na zakup, wdrożenie i utrzymanie informatycznego systemu wspomagania zarządzania uczelnią. Po dwu i półrocznym postępowaniu w dniu 06.11.2006 nastąpiło podpisanie umowy o realizację wdrożenia i utrzymania systemu mySAP przez Konsorcjum firm Siemens sp. z o.o., SAP Polska sp. z o.o., Prokom Software S.A.
    Przygotowując specyfikację postępowania myśleliśmy o systemie z najwyższej półki używanym na uczelniach wyższych. W Polsce takich rozwiązań nie było, wymagaliśmy więc od uczestników postępowania referencji dotyczących oferowanego systemu informatycznego z uczelni poza Polską.  Spodziewaliśmy się zaoferowania przede wszystkim dwóch systemów mySAP  ERP i e-business Suite Oracle. W wyniku postępowania przetargowego wybrany został system mySAP ERP.   
    Czy dobrze wybraliśmy? Jak wynika ze statystyk SAP to 32% rynku systemów ERP, Oracle to 12%. Są to dwie czołowe pozycje. Aktualnie jest 100 000 klientów z wdrożonym mySAP ERP na świecie, z tego w Polsce 800. Uczelnie to ok. 1000 klientów w świecie. Wymienię kilka: Uniwersytet w Bratysławie, Uniwersytety w Limie, Uniwersytet w Monachium, Katolicki Uniwersytet Leuven, Massachusetts Institute of Technology oraz wszystkie wyższe uczelnie w Austrii.
    W Polsce w sektorze publicznym z mySAP ERP korzystają m.in.: Kancelaria Sejmu RP, Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska, Państwowa Wytwórnia Papierów Wartościowych, Urząd Miasta Wrocławia, Urząd Miasta Warszawy, ZUS, Kancelaria Premiera, Wojsko Polskie, Szpital w Szczecinie, a w Krakowie Szpital Jana Pawła II. 
    Spośród uczestników konsorcjum Wykonawcy wdrożenie na Uniwersytecie Jagiellońskim prowadzi firma Siemens. Jest ona zarazem największy klientem SAP na świecie. Firma Siemens posiada 30 letnie doświadczenie we wdrażaniu SAP, w tym w Polsce 10 lat.
 
2. Definicja i cele projektu wdrożenia systemu klasy ERP
ERP (ang. Enterprise Resource Planning - Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa) to system informatyczny, na który składa się zbiór współpracujących ze sobą aplikacji (modułów) integrujących działania danego przedsiębiorstwa lub grupy współpracujących ze sobą przedsiębiorstw, na wszystkich szczeblach i obszarach zarządzania. Systemy klasy ERP pozwalają na optymalne wykorzystanie zasobów oraz uporządkowanie zachodzących w przedsiębiorstwie procesów. Systemy te oparte są na jednej - wspólnej dla całego systemu - bazie danych. Dzięki temu dane wprowadzane są widoczne we wszystkich modułach. Niezwykle ważną cechą systemów ERP jest ich elastyczność i możliwość dopasowania do specyfiki danego przedsiębiorstwa.
    Realizacja Projektu, to wieloaspektowe przedsięwzięcie i oprócz bardzo złożonej umowy podstawowym dokumentem jest Karta Projektu. W niej zdefiniowane są zarówno cele projektu jak i sposób ich osiągnięcia. Projekt obejmuje Wdrożenie na Uniwersytecie Jagiellońskim Zintegrowanego Systemu Zarządzania oraz jego utrzymanie i aktualizacja do 10 lat od dnia podpisania umowy[1].
 
Na początku  projektu określone zostały jego cele. Ogólnym celem realizacji projektu jest przygotowanie UJ do podejmowania nowych wyzwań w obszarach edukacji, badań i technologii. Środkiem do osiągnięcia celu jest wyposażenie Uczelni w system zapewniający społeczności akademickiej dostęp do właściwej informacji we właściwym czasie, usprawnienie procesów analizy, raportowania i podejmowania decyzji, czyniąc działania Uczelni bardziej wydajnymi i skoordynowanymi, poprzez: 
zapewnienie obsługi informatycznej wskazanych obszarów działalności Uczelni zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi,
przygotowanie sprawnych narzędzi do administrowania i zmiany funkcjonalności Systemu.
 Cel ogólny został uszczegółowiony poprzez doprecyzowanie wymagań w stosunku do systemu informatycznego:  
Ujednolicenie procesów związanych z obsługą zdarzeń gospodarczych we wszystkich jednostkach organizacyjnych UJ i realizacja wszystkich procesów z poziomu jednego zintegrowanego systemu informatycznego.
Uzyskanie możliwości wszechstronnej analizy i raportowania na podstawie danych przechowywanych w systemie dzięki ujednoliceniu stosowanych w UJ słowników danych. 
Umożliwienie wdrożenia nowych narzędzi raportujących i analitycznych operujących jednocześnie na zasobach kadrowych wszystkich jednostek organizacyjnych wchodzących w skład UJ. 
Zastąpienie rozproszonych, w większości przestarzałych systemów, nowoczesnym systemem, który zintegruje dane i procesy w ramach wszystkich jednostek organizacyjnych UJ przy zachowaniu odpowiedzialności jednostki organizacyjnej za poprawność danych przechowywanych w systemie.
Polepszenie komunikacji i przepływu informacji pomiędzy  poszczególnych jednostkami UJ, dzięki jednorodnej strukturze danych dostępnych w całej Uczelni.
Umożliwienie rozwoju systemu zarządzania wraz z rozwojem i zmianami organizacyjnymi planowanymi do realizacji w strategii UJ.
 
A skąd będziemy wiedzieli, że osiągnęliśmy założone cele? W tym celu zdefiniowaliśmy następujące miary sukcesu: 
Możliwość terminowego generowania kompletnych i bezbłędnych danych, wspomagających zarządzanie na wszystkich szczeblach.
Eliminacja konieczności wielokrotnego wprowadzania do systemu tych samych danych. 
Realizacja wdrożenia w terminie zgodnym z harmonogramem. 
Realizacja wdrożenia w pełnym założonym zakresie. 
Realizacja wdrożenia w ramach założonego budżetu.
Osiągnięcie wysokiego poziomu wyszkolenia w obsłudze systemu przez użytkowników końcowych. 
  
3. Zakres projektu wdrożenia zintegrowanego systemu informatycznego zarządzania (ZSIZ) 
            Jaki jest zakres merytoryczny podjętych działań? Oczywiście objęcie wsparciem przez system informatycznym podstawowych działań Uczelni, którymi są badania naukowe i kształcenie studentów. Jednak u podstaw obu tych działań leży zestaw procesów określanych terminem Gospodarka własna. Obejmuje ona przedsięwzięcia w zakresie finansów i księgowości, gospodarki magazynowej, środków trwałych, zamówień, darowizn, kadr i płac, zarządzania strategicznego, planowania i symulacji, systemu informacyjnego, zarządzania infrastrukturą oraz obsługi wyjazdów zagranicznych.  
Badania naukowe
 System w zakresie badań naukowych powinien wspomagać zarządzanie danymi, mającymi znaczenie dla realizacji badań naukowych na Uczelni oraz dla rozwoju kadry naukowo-dydaktycznej. Powinien obejmować informacje na temat realizowanych w Uczelni prac naukowych i badawczych, nadawanych przez jednostki organizacyjne stopni naukowych, przyznawanych pracownikom naukowo-dydaktycznym stypendiach i nagrodach, organizowanych konferencjach, uzyskanych licencjach oraz ekspertach. W tej części System ma służyć do rejestrowania wszystkich zdarzeń dotyczących prac naukowych i badawczych, takich jak badania własne, działalność statutowa, prace umowne, projekty badawcze Ministerstw, projekty celowe i zamawiane, specjalne programy badawcze, granty inwestycyjne: aparaturowe i budowlane, stopnie naukowe doktora i doktora habilitowanego, publikacje, organizowane konferencje naukowe, nagrody dla nauczycieli akademickich, aparatura unikatowa, licencje, eksperci i inne. 
Tok studiów - USOS 
Proces kształcenia i związane z nim funkcje Systemu powinny zapewnić realizację ustawowych i statutowych form kształcenia właściwych dla Uczelni: studia zawodowe, magisterskie, studia doktoranckie, studia podyplomowe w systemie dziennym, wieczorowym, zaocznym, eksternistycznym oraz kursy specjalistyczne, w tym kształcenie kadry akademickiej, itd. Ponadto System musi uwzględniać strukturę i formy organizacyjne, w których odbywa się kształcenie: szkoły, wydziały, kolegia, dydaktyczne centra międzywydziałowe, instytuty, katedry, zakłady, jednostki pozawydziałowe, e-learning, jednostki prowadzące zajęcia dla całej Uczelni jednocześnie prowadzące własne kierunki studiów, jednostki powołane do prowadzenia zajęć ogólnouczelnianych, itp. Tego typu System musiałby objąć swoim zasięgiem wszystkie jednostki dydaktyczne Uczelni, jednostki międzywydziałowe oraz odpowiednie działy administracji centralnej i bibliotekę główną oraz biblioteki wydziałowe, akademiki i stołówki, czyli dotrzeć do wszystkich jednostek mających związek z kształceniem i obsługujących kandydata, studenta i uczestnika wszelkich form kształcenia oraz absolwenta. W momencie pojawienia się danych o studencie (uczestniku) w Systemie, powinny być one dostępne we wszystkich miejscach Uczelni gdzie będą potrzebne, np. w systemie bibliotecznym, systemie dostępu do zasobów (np. Internet, stołówki, domy studenckie). 
Dla dwóch z czterech uczelni uczestniczących w Projekcie, obsługa toku studiów była właśnie głównym powodem poszukiwania nowych rozwiązań. Na UJ od kilku lat działa USOS realizując wiele z powyższych funkcjonalności. Zgodnie z zawartą umową nad potrzebą wdrożenia Systemu mySAP w tym zakresie, możemy się zastanawiać jeszcze ponad rok - przykładowo wdrożenie na uczelniach w Austrii nie objęło tego modułu. Należy podkreślić, że dla UJ głównym powodem przystąpienia do Projektu był brak dobrego systemu informatycznego w zakresie Gospodarki własnej.
[1] Źródło: „Karta Projektu Wdrożenia Systemu Zintegrowanego na Uniwersytecie Jagiellońskim”, Kraków 2007.

6. Kluczowe postulaty sukcesu wdrożenia systemu zintegrowanego - podsumowanie
 
    Na podstawie zdobytych doświadczeń w przygotowaniu projektu dla Uniwersytetu Jagiellońskiego w ramach 4U, w przygotowaniu dokumentacji projektowej, jak też w zakresie testowania systemu prototypowego jak i działań operacyjnych w systemie mySAP po starcie produktywnym, możemy wskazać na następujące, kluczowe postulaty usprawniające zarządzanie całym projektem:
 
Szkolenia z zakresu problematyki budowania organizacji procesowej (BPM) i zagadnień zarządzania zintegrowanego;
Szkolenia dotyczące podstawowej znajomości obsługi komputera;
Przygotowany i monitorowany przez kierowników plan projektu rozpisany na poszczególne etapy, fazy, zadania;
System motywacyjny – finansowa gratyfikacja za dodatkową pracę;
Sprawność decyzyjna zarządu – Władze Uczelni, Komitet Sterujący;
Odpowiednia dynamika prac projektowych i proporcjonalne rozłożenie zakresu prac na poszczególne etapy/fazy;
Użytkownicy kluczowi – osoby znające merytorycznie dedykowane obszary funkcjonalne i wynikające z przygotowanej koncepcji powiązania intermodułowe w systemie (aspekt integracji);
Kompetentni testerzy – osoby odpowiedzialne za sprawdzenie jakości systemu prototypowego;
Rozporządzenia wewnętrzne uwzględniające nowe procedury pracy i procesy obiegu dokumentów;
Skuteczny system szkoleń użytkowników końcowych;
Kompetentne centrum wsparcia dla użytkowników końcowych – „on line”.
Zespoły wsparcia (brygady RR „Ryzykownego Ratunku”; ang. „Rescue Rangers”)* – pomoc użytkownikom końcowym po starcie produktywnym;
 
Reasumując, powyższa lista zawiera najbardziej podstawowe zagadnienia, które muszą być zaadresowane w rzetelny sposób przez kierowników projektów wdrożenia ZSIZ. Przedstawione powyżej kluczowe czynniki sukcesu nie należy stosować w sposób instrumentalny. Wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego jest przedsięwzięciem niezwykle złożonym, uzależnionym od wielu czynników wewnętrznych jak i zewnętrznych. Dlatego też o ostatecznym sukcesie wdrożenia systemu ERP decyduje umiejętność rozwiązywania złożonych problemów organizacyjnych, kulturowych, technicznych i ekonomicznych. W tym też zakresie zarządzanie projektem ERP staję się bardziej sztuką niż rzemiosłem.

* Chip i Dale Brygada RR jest to amerykański serial animowany wytwórni Walta Disneya. Składa się on z 65 odcinków, w których dwie wiewiórki, znane wcześniej z filmów o Kaczorze Donaldzie, założyły grupę detektywistyczną – Brygadę Ryzykownego Ratunku. Mimo iż premiera miała miejsce osiemnaście lat temu, bajka cieszy się tą samą popularnością. Wszystko to dzięki barwnym postaciom, zabawnym dla dzieci wynalazkom, wspaniałej muzyce i perfekcyjnie dopracowanym scenariuszom. Chip i Dale to dwie malutkie wiewiórki, które wraz z przyjaciółmi: myszą Gadżet - dziewczyną, która zaopatruje całą drużynę w przeróżne gadżety, takie jak małe samoloty, broń i wiele innych urządzeń potrzebnych do realizacji planów, myszą Jackiem - silnym mężczyzną, który jest bardzo uzależniony od sera i małą muchą Zipperem. Razem, złączeni wielką przyjaźnią, przeżywają wiele niesamowitych przygód, walcząc z drobną przestępczością, którą miejscowa policja uważa za zbyt małą. Często ich przeciwnikiem jest profesor Norton Nimnul i Gruby Kot Spaślak wraz ze swoim gangiem. Serial ten jest nie tylko wspaniałą zabawą dla całej rodziny, ale także nauką dla najmłodszego pokolenia. Uczy ona rozróżniania dobra od zła, pokazuje wartości prawdziwej przyjaźni, a także pomaga w rozwiązywaniu problemów osobistych, bez zbędnego moralizowania.
Pole tekstowe: back
Pole tekstowe: !
Pole tekstowe: Marian Krupa, Maciej Pękala, Doświadczenia z wdrożenia uczelnianego zintegrowanego systemu informatycznego na podstawie Uniwersytetu Jagiellońskiego wchodzącego w skład konsorcjum 4U. Centrum Promocji Informatyki, Warszawa 2008, Polska.