Pole tekstowe: for 
Pole tekstowe: MANAGEMENT              ALL
nauka -  edukacja - konsulting
 

Pole tekstowe: Pełna wersja
Pole tekstowe: 1. „Wdrożenie” i „metoda” w teorii zintegrowanych systemów informatycznych (ZSI) klasy MRPII/ERP – przegląd podstawowych definicji
 
    W literaturze przedmiotu organizacji i zarządzania, jak też w opracowaniach branżowych z zakresu zintegrowanych systemów informatycznych (ZSI) wdrożenie definiujemy jako „instalację, uruchomienie i sprawdzenie systemu lub rozwiązania oraz przekazanie go do eksploatacji”[1].  Już na samym początku należy zwrócić uwagę na to, że  „sam fakt technicznego funkcjonowania systemu i przepływu danych nie oznacza wdrożenia systemu. Za wdrożony można uznać go dopiero wtedy, kiedy zapewni on współpracę, koordynację oraz zintegruje działania poszczególnych komórek, tak aby wspierając się, działały efektywnie na rzecz realizacji jednego celu firmy”[2]. O pełnym zakończeniu wdrożenia możemy mówić tylko wtedy gdy uzyskamy „płaszczyznę integracji funkcjonalnej i procesowej, koordynacja stanie się automatyczna, informacje będą dostępne natychmiast, a wspomniane działy zaczną ze sobą współpracować i traktować się wzajemnie jako klienci wewnętrzni”[3].
Kolejny warunek odnoszący się do pełnego opisu definicyjnego procesu wdrożenia ZSI obejmuje również proces samej restrukturyzacji przedsiębiorstwa jak też przygotowania organizacji do zmian i rozwoju. Wdrożenie ZSI nie jest tylko działaniem obejmującym zagadnienia techniczne, inżynierskie. W opracowaniu specjalistycznym zamieszczonym na stronach www, czytamy „Nie jest to, jak się powszechnie uważa, operacja ściśle techniczna - zakup komputerów, okablowanie budynku oraz instalacja oprogramowania. Ze względu na strategiczne znaczenie tej decyzji dla przedsiębiorstwa wdrożenie powinno być procesem samooceny, analizy, gruntownej zmiany procesów biznesowych oraz uczenia się”[4]. Ostatecznie, wdrożenie ZSI w przedsiębiorstwie ma przede wszystkich doprowadzić do powstania synergii organizacyjnej, czy też uzyskania wartości dodanej wynikającej z podjętych działań technicznych i organizatorskich.
            Uwzględniając powyższe uwagi proponujemy następującą definicję: wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego (ZSI) jest procesem przygotowania organizacji do zmian, instalacji, uruchomienia i przekazania do eksploatacji produktywnego zintegrowanego wewnętrznie i zewnętrznie podsystemu informatycznego, w celu uzyskania ponadprzeciętnej pozycji konkurencyjnej danego przedsiębiorstwa.
Wdrożenie systemu zintegrowanego przebiega z reguły według ustalonej tzw. metodyki wdrożeniowej. Metoda wdrożeniowa w obszarze zintegrowanego oprogramowania biznesowego obejmuje ściśle określone procedury działań (cele, zasady, narzędzia,), jak też przedstawia szczegółowy opis realizacji „krok po kroku” wdrażania platformy informatycznej w przedsiębiorstwie przez firmę wdrożeniową.  Niezależnie jednak od wybranej przez klienta lub firmę wdrożeniową metodyki w procesie wdrożenia wyróżnić można przykładowo następujące po sobie etapy: 
ETAP I - przygotowanie wdrożenia. Etap rozpoczynający się od powołania zespołu wdrożeniowego do momentu wyboru systemu oraz podpisania kontraktu z firmą, która będzie wdrażała system. 
ETAP II - organizacja projektu i prototypowanie. Rozpoczyna się on z chwilą podpisania kontraktu z dostawcą, a kończy wraz z przygotowaniem prototypu nowego systemu. 
ETAP III - wdrażanie systemu w komórkach funkcjonalnych przedsiębiorstwa. Etap ten rozpoczyna się zakończeniem prac nad prototypem, a kończy, gdy ostatnia objęta projektem komórka organizacyjna rozpocznie pracę na nowym systemie.
ETAP IV - integracja systemu oraz doskonalenie bazy danych. Początkiem tego etapu jest rozpoczęcie pracy przez komórki funkcjonalne według nowego systemu, natomiast końcem etapu i całego wdrożenia jest stwierdzenie osiągnięcia założonych w projekcie celów[5]. 
            Powyższy opis metodyczny ma charakter uniwersalny.  W praktyce jednak każda firma wdrożeniowa opracowuje własna metodykę lub też korzysta z gotowych metod producenta określonego oprogramowania.  W następnym punkcie przedstawiamy, aczkolwiek w zarysie, opis trzech głównych metod wdrożeniowych wykorzystywanych w Polsce w obszarze zintegrowanego oprogramowania biznesowego firmy SAP.
  
Metodologia wdrożenia zintegrowanego oprogramowania biznesowego w praktyce – przegląd metod stosowanych przez polskie firmy wdrożeniowe w obszarze platformy SAP R/3 (mySAP.com)
W literaturze branżowej istnieje cały szereg szczegółowo opisanych  metodyk; m.in. są nimi: Metodyka Target Enterprise, Metodyka BASIS, Metodyka Implex[6]. Stowarzyszenie APICS, na podstawie własnych doświadczeń i przeprowadzonych badań, opracowało wzorcową, uniwersalną koncepcję metodologiczną wdrożeń systemów klasy MRP II/ERP, koncentrując się w sposób jednoznaczny przede wszystkim na zagadnieniach natury technicznej i organizacyjnej. Według APICS wdrożenie powinno składać się z 11 etapów (czas trwania wdrożenia: ok. 26 miesięcy)[7]: 

Przygotowanie kierownictwa firmy do zarządzania w warunkach stosowania systemu komputerowego oraz planowania procesu wdrożeniowego (1-szy miesiąc).
Określenie zamierzeń oraz wyznaczenie celów komputeryzacji przedsiębiorstwa i wdrażanie poszczególnych modułów systemu (2-gi miesiąc).
Szkolenie zespołu wdrożeniowego w zakresie zasad MRP II i znajomości modułów składających się na Closed Loop MRP II (2-4 miesiąc).
Inwentaryzacja obecnego otoczenia organizacyjnego, wybór użytkowników, zaprojektowanie przyszłego otoczenia systemu (3-6 miesiąc).
Projektowanie Systemu Informowania Kierownictwa w powiązaniu z modułami MRP II, projektowanie konfiguracji sprzętowej i programowej (5-6 miesiąc).
Instalowanie komputerów, sieci, stacji roboczych lub terminali, systemu operacyjnego, oprogramowania MRP II (6-9 miesiąc).
Stworzenie tzw. pilota systemu i szkolenie pracowników z wykorzystaniem pilota (9-12 miesiąc).
Sukcesywne dostosowanie modułów systemu do codziennej działalności przedsiębiorstwa i zastąpienie dotychczasowego systemu (12-15 miesiąc).
Przeprowadzenie konwersji zasobów danych i sukcesywne wdrażanie tzw. „Closed Loop MRP II” (15-18 miesiąc).
Rozszerzenie stopnia przetwarzania do pełnego zakresu MRP II (18-24 miesiąc).
Przegląd rozwiązań po wdrożeniu i przeprowadzenie ewentualnych zmian (20-26 miesiąc).
 
Zarówno producenci zintegrowanego oprogramowania biznesowego, jak też firmy wdrożeniowe, w swojej ofercie zazwyczaj proponują własne koncepcje metodologiczne.  Jako przykład, poniżej przedstawiamy trzy stosowane w praktyce wdrożeniowej w Polsce metodyki: światowego lidera oprogramowania biznesowego firmę SAP; firmę wdrożeniową działającą na rynku polskim – IMG Polska oraz firmę BCC z Poznania.  Opisane poniżej metodyki będą również stanowić podstawę do przeprowadzenia analizy oraz próby ich diagnozy z punktu widzenia najczęściej zgłaszanych przez praktyków menedżerów problemów wdrożeniowych.
Lider oprogramowania biznesowego SAP AG[8] opracował standardową metodologię wdrożeniową o nazwie AcceleratedSAP. Jest to „zorientowany procesowo, przejrzysty i zwięzły plan przedsięwzięcia (projektu), który krok po kroku prowadzi przez wdrożenie systemu R/3”[9].  Tzw. mapa wdrożenia ASAP obejmuje pięć podstawowych faz: 1) Przygotowanie projektu – określenie precyzyjne celów projektu oraz ustalenie kompetencji decyzyjnych – efekt: karta projektu, strategia wdrożeniowa, zespoły wdrożeniowe, zasoby techniczne i organizacyjne – Efekt: robocza dokumentacja projektu, wstępny zakres wdrożenia; 2) Koncepcja biznesowa – ustalenie ostatecznego zakresu wdrożenia, przeprowadzenie wstępnych szkoleń, projektowanie środowiska technicznego, definiowanie struktury organizacyjnej, definiowanie procesów biznesowych – efekt: koncepcja biznesowa – dokument, który podsumowuje i dokumentuje oczekiwania klienta oraz tworzy podstawy organizacji, konfiguracji oraz obszar planowanych prac rozwojowych; 3) Realizacja – celem tej fazy jest dokonanie konfiguracji systemu R/3, tj. konfiguracja podstawowa i finalna oraz udany test, opracowanie wymaganych interfejsów, rozszerzeń, raportów, formularzy, systemu archiwizacji i uprawnień, materiałów szkoleniowych dla użytkowników końcowych. Efekt: Przetestowany system, dokumentacja  techniczna oraz szkoleniowa; 4) Przygotowanie startu produktywnego – przeprowadzenie szkoleń użytkowników końcowych, testowanie systemu w warunkach operacyjnych, opracowanie planu startu produktywnego – efekt: Sprawdzony w warunkach operacyjnych system oraz przeszkolona kadra pracownicza; 5) Start produktywny i wspomaganie po starcie – uruchomienie systemu oraz wspomaganie doraźne przez firmę konsultingową – efekt: sprawnie funkcjonujący system informatyczny.
            Na szczególną uwagę, oprócz mapy wdrożeniowej ASAP, zasługuje zestaw tzw. narzędzi wspomagających proces wdrożeniowy. Należą do nich: Project Estimator – narzędzie umożliwiające konsultantom SAP sprawne i precyzyjne określenie zasobów, kosztów oraz czasu realizacji wdrożenia; Concept Check Tool – narzędzie umożliwiające dokonanie kontroli jakości przygotowania projektu, technicznej infrastruktury oraz ustawień konfiguracyjnych systemu R/3; Implementation Assistant – narzędzie nawigacyjne ASAP składające się z opisu oraz szczegółowych objaśnień typu „co i jak” w nawiązaniu do każdego zaplanowanego zadania w całym procesie wdrożeniowym.  Składa się ze standardowej mapy wdrożeniowej, planu projektu oraz tzw. „Kowledge Corner” – zestaw wskazówek konfiguracyjnych, dokumentacji technicznej, podręczników szkoleniowych itd.; Baza Q&A – zestawienie pytań i wprowadzonych odpowiedzi na bazie których jest przygotowywana koncepcja biznesowa projektu wdrożeniowego.  Pomaga w gromadzeniu danych dotyczących procesów biznesowych, struktury organizacyjnej, wymaganych konwersji, systemu raportowania, systemu interfejsów czy tez uprawnień; Model referencyjny – zestaw 1200 procesów biznesowych opracowany na podstawie koncepcji „najlepszych praktyk biznesowych”.  Gotowe modele wspomagają przeprowadzenie szybkich analiz i definiowanie procesów biznesowych oraz umożliwiają ich graficzną prezentację; R/3 Business Engineer – narzędzia wspomagające techniczną konfigurację systemu; Systemy prekonfigurowane – zestaw tzw. plików transportowych składających się z najczęściej wykorzystywanych ustawień konfiguracyjnych dla wybranych branż (30 map branżowych).
            Dodatkową usługą oferowaną przez firmę SAP są tzw. sesje „Early Watch”.  Umożliwiają one w sposób profilaktyczny pozyskanie informacji na temat już wdrożonego systemu i dokonanie ewentualnych w nim zmian konfiguracji.  Istotą sesji „Early Watch” jest zapewnienie sprawnego funkcjonowania systemu oraz jego udoskonalenie poprzez usuwaniu wszelkich usterek ograniczających pełną wydajność. 

[1] Raport oprogramowania biznesowego, Instytut Zarządzania, Warszawa 2001, s. 18.
[2] http://www.ee.pw.edu.pl/~mczajkow/mrp.htm#4
[3] Ibid.
[4] Ibid.
[5] Ibid.
[6] Por. Ibid.
[7] Ibid.
[8] Informacje na temat firmy SAP Polska: http://www.sap.com/poland
[9] AcceleratedSAP: Szybkie wdrożenie – szybkie efekty gospodarcze, materiały firmowe firmy SAP.
Pole tekstowe: !
Pole tekstowe: back
Pole tekstowe: !
Pole tekstowe: Marian Krupa, Metodologia wdrożenia zintegrowanego oprogramowania biznesowego w teorii i praktyce zarządzania polskich przedsiębiorstw.  AE w Krakowie, Szczawnica – 2002.